En snabb nystart efter ett misslyckat projekt
För SykkelCenteret var det aldrig meningen att systemoptimering skulle bli ett problem.
Som en växande norsk cykelåterförsäljare med tre butiker behövde SykkelCenteret ersätta sin gamla lösning med en som var bättre anpassad för både butik och verkstad.
Men efter nästan elva månader med implementeringen av en ny lösning fungerade projektet fortfarande inte som önskat. Efter flera försök att få systemet att fungera valde SykkelCenteret att avsluta projektet helt.
I stället bytte de till Bikedesk – och därifrån gick processen snabbt.
"Med Bikedesk gick vi från irriterande smärta, outhärdlig smärta, till himlen – på en dag."
Från manuella rutiner till effektivare arbetsflöden
En av de största verksamhetsförbättringarna kom genom Bikedesks masterdatafunktion.
Innan bytet till Bikedesk var det mycket tidskrävande att manuellt skapa och underhålla produkter – särskilt vid mottagning av större leveranser med flera storlekar och varianter.
För SykkelCenteret kunde mottagningen av tre pallar med hjälmar lätt ta en hel arbetsdag. I dag tar samma uppgift omkring 30 minuter.
Produkter, varianter och produktinformation hanteras nu betydligt effektivare, vilket minskar repetitiva manuella arbetsmoment och ger personalen mer tid till försäljning och kundservice.
Resultatet är inte bara snabbare arbetsflöden utan också ett mer skalbart sätt att driva verksamheten i de tre butikerna.
Från papperslappar till digital uppföljning
En annan stor förändring har varit införandet av Bikedesks verkstadsmodul.
Tidigare var SykkelCenteret i hög grad beroende av fysiska papperslappar för att hålla reda på viktig information, bland annat verkstadsjobb och kunduppgifter. Dessutom behövde uppföljning och kundkommunikation hanteras manuellt, vilket ökade risken för missar och dubbelarbete.
Det innebar också att information lätt kunde gå förlorad mellan butiken och verkstaden, vilket påverkade kundupplevelsen.
Nu hör de problemen till historien. Med Bikedesk hanterar SykkelCenteret sina verkstadsjobb via digitala arbetsordrar, vilket säkerställer att all information flödar automatiskt mellan systemen.
Det gör det också möjligt för SykkelCenteret att kommunicera med kunderna på ett betydligt mer professionellt och modernt sätt genom automatiska SMS- och e-postutskick.
Kunderna kan nu få:
- Serviceuppdateringar direkt från verkstaden
- Betalningslänkar för färdiga reparationer
- Avisering när cykeln är klar för upphämtning
- Årliga servicepåminnelser
- Riktade kampanjer och kommunikation
För personalen innebär Bikedesk bättre överblick och mindre manuell samordning.
För kunderna skapar det en smidigare och modernare serviceupplevelse.
Bättre ekonomisk överblick
Integrationen mellan Bikedesk och ekonomisystemet ger också en mer korrekt bild av verksamheten.
Lagerförändringar överförs automatiskt till ekonomisystemet, vilket ger ledningen en uppdaterad ekonomisk överblick i stället för att förlita sig på fördröjda manuella processer.
För en återförsäljare med flera butiker som SykkelCenteret skapar detta bättre insyn i lagerrörelser och verksamhetens resultat på samtliga anläggningar.
"Bikedesk ger dig otroligt många möjligheter när det gäller hur du vill arbeta."
En grund för nya möjligheter
För SykkelCenteret handlade övergången till Bikedesk inte bara om att byta programvara. Den blev en möjlighet att bygga upp arbetsflödena på nytt, eliminera manuella flaskhalsar och skapa en mer skalbar grund för framtida tillväxt.
Efter ett misslyckat implementeringsprojekt som pågick i elva månader gjorde det stor skillnad att vara tillbaka i en stabil verksamhet på bara två månader.
Även om den nuvarande webbshopsintegrationen redan ger betydande verksamhetsförbättringar ser SykkelCenteret stor potential framåt.
Den tekniska plattformen har imponerat både SykkelCenteret och de externa utvecklarna som varit involverade i projektet.
Enligt de externa utvecklarna som arbetar med integrationen skapar Bikedesks API-struktur och flexibilitet stora möjligheter för framtiden – inte bara för SykkelCenteret utan även för en betydligt bredare marknad.
Vill du veta mer om Bikedesk och vilka möjligheter POS-systemet erbjuder?
Kontakta oss redan idag, så visar vi hur lösningen kan sättas upp.
Hur optimerar du din cykelbutik?
Ladda ner vår kostnadsfria guide The Ultimate Bike Store Guide och lär dig hur du kan lägga mindre tid på föråldrade IT-system – och mer tid på nöjda kunder.
